Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollen die hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert werden. Die entsprechenden Änderungen im Umsatzsteuergesetz sollen auf Rechnungen für Umsätze, die nach dem 30.6.2011 ausgeführt werden, angewandt werden. Bei den nachfolgenden Ausführungen ist zu berücksichtigen, dass es sich um einen Gesetzentwurf handelt, sodass etwaige Anpassungen möglich sind. Wir werden Sie an dieser Stelle auf dem Laufenden halten. Für weitergehende Hinweise steht Ihnen Ihr Steuerberater zur Verfügung.

Aktuelle Rechtslage

Die umsatzsteuerliche Rechnungserteilung kann auf traditionellem Papierweg oder auch mittels elektronischem Rechnungsdokument erfolgen. Die elektronische Rechnungsübermittlung ist jedoch davon abhängig, dass der Leistungsempfänger zustimmt.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail gegebenenfalls mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden.
Von einer ordnungsgemäßen und damit vorsteuerfähigen elektronischen Rechnung ist nach derzeitiger Rechtslage nur dann auszugehen, wenn die Echtheit der Herkunft (Ausstellerauthentizität) und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (Datenintegrität) durch Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur oder durch Übermittlung im EDI-Verfahren gewährleistet sind.
Durch den hohen Prüf- und Dokumentationsaufwand meiden bislang viele Unternehmen die Einführung einer elektronischen Fakturierung bzw. akzeptieren keine elektronischen Eingangsrechnungen.

Geplante Neuregelungen

Ab 1.7.2011 sollen Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich behandelt werden. Nach der Gesetzesbegründung soll dies jedoch nicht zu erhöhten Prüferfordernissen bei Papierrechnungen, sondern zur Absenkung der Anforderungen bei elektronischen Rechnungen führen.
Die elektronische Rechnungsstellung soll technologieneutral ausgestaltet werden. Das bedeutet, dass kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben ist. Somit soll jeder Unternehmer selbst festlegen können, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies soll durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.
Bei dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren handelt es sich um ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob

• die Rechnung in der Substanz korrekt ist, d.h. ob die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
• die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

Im Vorgriff auf die gesetzliche Neuregelung informiert das BMF jetzt darüber, dass keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden müssen. Bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen kann als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermöglicht. In diesem Fall kann auch der Steuerberater erheblich zur Vereinfachung beitragen.
Der Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens bedeutet nicht, dass es sich um ein technisches oder EDV-gestütztes Verfahren handeln muss. Auch in kleinen Unternehmen, die über kein kaufmännisches Rechnungswesen verfügen, können innerbetriebliche Kontrollverfahren verwendet werden. In der einfachsten Form kann dies beispielsweise durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein geschehen.

Hinweis des Steuerberaters:
Unternehmer sollen auch weiterhin auf das Signatur- oder das EDI-Verfahren zurückgreifen können. Das hat den Vorteil, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts dann per se sichergestellt sind. Darüber hinaus sind diese Verfahren für Zwecke des Vorsteuerabzugs grundsätzlich EU-einheitlich anzuerkennen.