Rückstellung für Aufbewahrungskosten – BFH stellt Berechnungsgrundlagen auf
Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden, da es sich um eine Sachleistungsverpflichtung handelt. Deren Höhe bestimmt sich nach den Einzelkosten und dem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zur Aufbewahrung. Allerdings dürfen nur Aufwendungen für solche Belege zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht ist. Dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich später durch neue Akten ersetzt werden und insoweit kein Stauraum frei wird, kann daher nicht berücksichtigt werden.
Bei der Bewertung der Rückstellung kommt es auf die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht, abhängig vom Entstehungszeitpunkt der Unterlagen, und auf die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen an. Dabei eine durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren anzusetzen, ist zulässig. Zum jeweiligen Bilanzstichtag müssen die Unterlagen nämlich zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden. Somit beträgt das arithmetische Mittel 5,5 Jahre. Fallen z.B. jährlich 1.000 EUR an, dürfen 5.500 EUR zurückgestellt werden und nicht etwa 10.000 EUR.
Die abstrakte Möglichkeit, dass sich die Aufbewahrungsfrist wegen einer Betriebsprüfung oder wegen anhängiger Verfahren verlängert, ist nicht zu berücksichtigen. Die Rückstellung kann nämlich nur für den voraussichtlichen Aufwand gebildet werden. Die Verlängerung muss also schon zum Bilanzstichtag vorhersehbar sein und die tatsächlichen Voraussetzungen dafür müssen dargelegt werden können.

Hinweis des Steuerberaters:
Die Berechnung stellt den steuerlichen Laien im Regelfall vor Probleme. Die exakte Darstellung der Rückstellung wird daher der Steuerberater vorzunehmen haben.