Einen kurzen Überblick über die insoweit relevanten Themenbereiche wollen wir nachfolgend geben. Die Ausführungen sind ein Ausschnitt aus der von uns in diesen Fällen verwendeten und mit jeder Betriebsprüfung aktualisierten Liste. Sie sind nicht abschließend sondern sollen nur ein gewisse Sensibilität schaffen.

Digitale Betriebsprüfung

Im Vorfeld der Betriebsprüfung meldet sich der Prüfer zumindest in Form der Prüfungsanordnung beim Steuerberater des Arztes/Zahnarztes und weist darauf hin, welche Unterlagen und Belege er vorgelegt bekommen möchte. Insbesondere wurde in den letzten Jahren die Liste der typischen Unterlagen um die digitalen Daten erweitert. Dabei ist aus unserer Sicht zunächst darauf hinzuweisen, dass Ärzte/Zahnärzte nicht zur Buchführung im handelsrechtlichen Sinne verpflichtet sind. Es genügt grundsätzlich eine Belegerfassung, welche die korrekte Gewinnermittlung am Ende des Jahres ermöglicht. Ob und in welcher Form also Daten in digitaler Form an den Betriebsprüfer herausgegeben werden, sollte im Einzelfall der Steuerberater entscheiden. Im Regelfall wird aber eine Buchführung durch den Steuerberater erstellt werden, so dass in diesen Fällen wohl auch die entsprechenden Konten zur Verfügung gestellt werden müssen.

Patientendaten

Ärzte und Zahnärzte unterliegen der Schweigepflicht in Bezug auf ihre Patienten. Das Finanzamt hat dies zu respektieren. Dies gilt vorrangig für die Patientenkartei. Probleme ergeben sich vielfach bei der Aufzeichnung der Praxisgebühren. Hier werden häufig die Namen der Patienten im Kassenbuch vermerkt. Ähnliches gilt für Ausgangsrechnungen. Sinnvoll ist in diesen Fällen, dass ein anonymisierendes Abrechnungssystem erstellt wird, bei dem beispielsweise statt Namen Nummern verwendet werden. So kann der Betriebsprüfer alle Zahlen nachvollziehen, ohne Rückschlüsse auf einzelne Patienten ziehen zu können. Kommt es dann zu Einzelfallfragen, ist der Arzt/Zahnarzt in der Lage, anhand einer gesonderten Liste den Patienten zu individualisieren und ggf. weitere Daten an den Prüfer zu geben. Zu beachten ist dabei, dass im Regelfall die Zustimmung des Patienten hierzu notwendig ist.

Prüfungsschwerpunkt: Umsatzsteuer bei Ärzten und Zahnärzten

Über die mittlerweile unzähligen Sonderregelungen bei der Umsatzsteuer im Zusammenhang mit ärztlichen/zahnärztlichen Leistungen weisen wir an anderer Stelle ausführlich hin. Daher ist bereits im Rahmen der laufenden Belegerfassung/Buchhaltung der Steuerberater im Zusammenspiel mit dem Mandanten gehalten, alle Sachverhalte aufzuklären und der richtigen Beteuerung zuzuführen.

Im Rahmen der Betriebsprüfung obliegt es dem Prüfer, umsatzsteuerpflichtige Umsätze zu erkennen und deren korrekte Besteuerung nachzuvollziehen. Ggf. sind diese Daten zur Überprüfung der Anwendung der Kleinunternehmerregelung notwendig. Folgt der Praxisinhaber unserem oben erwähnten Rat der externen Patientenlisten über ein Nummernsystem, so kann es dennoch dazu kommen, dass der Betriebsprüfer z.B. aus einer Patientenrechnung eine möglicherweise umsatzsteuerpflichtige Leistung erkennt und nun anhand der Patientenkartei die Dokumentation der medizinischen Indikation erläutert haben will. An dieser Stelle treffen dann immer wieder unterschiedliche Rechtsauffassungen aufeinander, wie weit Einsicht aus berufsrechtlicher Sicht gewährt werden darf. Der Arzt/Zahnarzt sollte jedenfalls in diesem Punkt keine Entscheidung ohne seinen Steuerberater treffen.

Umsatzsteuer fällt u.U. auch bei Eigenlaborleistungen an. Dann ist es wichtig, dass der Steuerberater gesonderte Aufzeichnungen führt, um diesem Umsatzkomplex auch die entsprechenden Kosten zuzuordnen. Dies hat den Vorteil, dass der Vorsteuerabzug gewährleistet ist.

Praxisgebühr

Die Praxisgebühr ist kein Durchlaufender Posten sondern stellt eine Betriebseinnahme dar. Entsprechend hat die Erfassung durch den Steuerberater zu erfolgen. Das Finanzamt zieht zur Kontrolle die KV-Abrechnungen heran. Der Arzt/Zahnarzt ist darauf hinzuweisen, dass die Erfassung der Praxisgebühren täglich und zeitnah zu erfolgen hat.

Anlagevermögen

Zu Beginn der Betriebsprüfung inspiziert so mancher Prüfer die Praxisräume mit dem Anlageverzeichnis in der Hand und hakt den Bestand der dort ausgewiesenen Geräte ab. Vorrangig scheinen Prüfer dabei auf der Suche nach hochwertigen Bildschirmen, Fernsehern, HiFi-Anlagen, Fotoapparaten und dergleichen zu sein. Diese Geräte finden ihrer Beschaffenheit nach auch Verwendung im privaten Bereich. Bei fest installierten Fernsehern z.B. kann es aber keine Probleme geben.

Firmenwagen

Die 1%-Regelung spielt auch in der Betriebsprüfung bei Ärzten und Zahnärzten eine Rolle. Eine Besserstellung ist hier nur durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch möglich. Unausweichlich ist das Fahrtenbuch, wenn schon die Zugehörigkeit des Pkw zum Betriebsvermögen problematisch erscheint. Hierzu ist der Nachweis vielfach nicht ohne Fahrtenbuch möglich. Dieser Punkt sollte allerdings durch den Steuerberater ohnehin bereits während der laufenden Beratung besprochen worden sein.

Reisekosten und Fortbildungskosten

Klischees gibt es in diesem Bereich viele: Ob nun das Zahnarztseminar in St. Moritz oder der Kardiologenkongress in New York, unstreitig bieten Veranstaltungsorte bei mehrtägigen Fortbildungen häufig besondere Freizeitattraktivitäten. Umso wichtiger ist die Beweisfürsorge in diesen Fällen, damit nicht später durch die Betriebsprüfung der Betriebsausgabenabzug wegen Überschneidung mit privaten Interessen in Gefahr gerät. Denn notwendig ist das ausschließliche oder überwiegende berufliche Interesse. Als Steuerberater haben wir dazu den Rat, möglichst alle Unterlagen wie Programme und Skripte aufzuheben.

Wartezimmerlektüre

Ein weiteres Prüffeld ist der Betriebsausgabenabzug von Wartezimmerlektüre. Finden sich hier in den Kosten z.B. Tageszeitungen, verlangt der Prüfer ggf. den Nachweis, dass diese Zeitung auch privat ein zweites Mal gekauft wird.

Gold- und Silberbestände in der Praxis

In der Vergangenheit kam es leider hin und wieder vor, dass Ärzte und Zahnärzte Gold und Silber verkauften und sich diese Erlöse nicht in den Betriebseinnahmen wiederfanden. Hierbei handelt es sich unstreitig um eine Steuerhinterziehung die mit dem entsprechenden Steuerstrafverfahren verfolgt wird.

Vertragsverhältnisse mit Ehegatten

Die vertraglichen Beziehungen zwischen Ärzten und Zahnärzten und deren Ehegatten spielen in der Betriebsprüfung regelmäßig eine Rolle.

Bereits zu Beginn der Selbständigkeit gehen manche Ärzte und Zahnärzte den Weg, die Praxis durch den Ehegatten errichten zu lassen um sie dann in der Folge anzumieten (Zu den steuerlichen Vorteilen und Risiken ist die Beratung durch den Steuerberater dringend angezeigt). Daneben sind häufig Arbeitsverhältnisse Gegenstand der Prüfung, ob nun Minijob oder Festanstellung. Allen Verträgen sollte daher eine Fremdüblichkeit sowie die genaue Durchführung des Vertragsinhalts zugrunde liegen. Ansonsten droht die Nichtanerkennung durch das Finanzamt.