Fallen im Unternehmen Bewirtungskosten an, ist der Betriebsausgabenabzug gesetzlich auf 70 % der Aufwendungen begrenzt (Abzugsverbot von 30 %). Dazu müssen die Kosten angemessen sein, ihre Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen und die formalen Bedingungen an Rechnung und Buchführung eingehalten werden. Dies gilt für jede unentgeltliche Überlassung oder Verschaffung von Speisen, Getränken oder sonstigen Genussmitteln zum sofortigen Verzehr. Dabei kommt es nicht darauf an, ob die Beköstigung im Vordergrund steht oder ob die Bewirtung auch der Werbung bzw. Repräsentation dient.

Bloße Aufmerksamkeiten können dagegen unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Voll absetzbar sind im Einzelnen

• kleine Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke oder Kekse als Geste der Höflichkeit anlässlich betrieblicher Besprechungen,

• Aufwendungen für branchenübliche Produkt- und Warenverkostungen zu Werbezwecken und

• Kosten für das bloße Vorhalten einer Bewirtungsmöglichkeit.

Der Begriff der Bewirtung setzt einen bewirtenden Unternehmer auf der einen und eine oder mehrere bewirtete Personen auf der anderen Seite voraus. Die Bewirtung kann der Unternehmer dabei persönlich vornehmen (z.B. Partner zum Geschäftsessen einladen) oder von einem Dritten in seinem Namen und auf seine Rechnung vornehmen lassen (z.B. Kunden abends kostenlos ins Restaurant gehen lassen).

Tritt nicht der Unternehmer selbst, sondern eine fremde Firma, die die Veranstaltung organisiert, als Bewirtender auf und übernimmt der Unternehmer lediglich die Kosten der von der Veranstaltungsfirma veranlassten Beköstigung, kann er die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehen. Ein gutes Argument für diese günstige Lösung ist beispielsweise der Verweis darauf, dass der Unternehmer die eingeladenen Personen - anders als bei Geschäftspartnern und Kunden - nicht kennt.

Beispiel:

• Ein Unternehmer beauftragt eine hierauf spezialisierte Firma mit der Durchführung einer Verkaufsveranstaltung von der Einladung über die Saalanmietung bis hin zum Transfer der Teilnehmer. Bei der Veranstaltung werden seine Produkte angeboten. Um die Besucher bei Laune zu halten, wird ihnen ein Mittagessen gereicht. Die entstandenen Aufwendungen kann der Auftraggeber in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzen.