Die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen werden rückwirkend zum 1. 7. 2011 reduziert. Dabei wird die elektronische Rechnung umsatzsteuerlich der Papierrechnung gleichgestellt.

Steuerberater in Köln: Die elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung liegt nun vor, wenn sie in einem elektronischen Format vom leistenden Unternehmer ausgestellt und vom Leistungsempfänger elektronisch empfangen wird. Hierunter fallen Rechnungen, die

• per E-Mail (ggf. mit PDF- oder Textdateianhang),
• per Computer-Telefax oder Fax-Server,
• per Web-Download oder
• im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden.
• Auch DE-Mail oder E-Post können nun für die elektronische Übermittlung einer Rechnung verwendet werden.

Wichtig ist, dass eine Signatur nicht mehr vorgeschrieben ist, diese gleichwohl aber verwendet werden kann. Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Stan-dard-Telefax gilt als Papierrechnung.

Steuerberater-Hinweise:

Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält. Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Weiterhin ist die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden sind.

Verwenden Unternehmer keine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren, ist durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Wie das geschehen soll, legt laut Finanzverwaltung jeder Unternehmer selbst fest. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren definiert die Finanzverwaltung als ein Verfahren, das Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit ihrer Zahlungsverpflichtung einsetzen. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob

• die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
• der Rechnungsaussteller damit tatsächlich den Zahlungsanspruch hat,
• die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist und ähnliches.

Hierfür müssen nach Ansicht der Finanzverwaltung keine neuen speziellen Verfahrensweisen innerhalb des Unternehmens geschaffen werden. Ein vom Steuerberater entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen könne als geeignetes Kontrollverfahren dienen, das die Zuordnung der Rechnung zur empfangenen Leistung ermögliche. Die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens führt darüber hinaus zu keinen neuen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsverpflichtungen. Besteht eine Aufbewahrungspflicht, sind elektronische Rechnungen in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z. B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer-Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzubewahren. Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren und die Prozesse haben den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu entsprechen.